Бывает, нужно выполнить срочную, значимую задачу, а вместо этого делается что-то, совершенно несвязанное с ней. Смотрятся подборки видео про забавных панд, читаются новости про личную жизнь звезд, о которых до этого не слышал, литрами пьется кофе… Как взять себя в руки, когда времени немного, и получить нужный настрой на работу мы расскажем в статье далее.
Устраните отвлекающие факторы
Когда дедлайн на носу, нужно полностью погрузиться в задачу. Но как настроиться на работу, когда мир вокруг словно сговорился этого не допустить? Важно избавиться от внешних отвлекающих факторов. Например, можно:
- Отключить, если не телефон (особенно если на него может поступить важный звонок), то хотя бы уведомления от различных приложений. Вечно жужжащий смартфон мешает сосредоточиться. Обидно, если умная мысль теряется только из-за того, что на виртуальной ферме созрела капуста.
- Попросить коллег (или родных, если человек работает дома) вас не беспокоить нужное количество времени. Потому что неотложные вопросы у окружающих появляются именно тогда, когда на них совершенно нет времени. И все эти: «Я только на секундочку», – сливаются в нескончаемый поток разговоров о второстепенном.
- Возможно, отвлекающий фактор – мысли о незавершенном деле или предстоящем важном разговоре. Тогда есть смысл ненадолго переключиться на объект переживания, решить проблему, а потом спокойно вернуться к работе. Например, утром шефу нужен срочный отчет. А доделать его, уже сидя дома, не выходит из-за горы немытой посуды (перфекционисты поймут), или переживаний о том, как признаться жене, что на последние семейные деньги купил новый, хороший спиннинг. В таких случаях лучше потратить 10 минут на уборку/нравоучения, выдохнуть – и вернуться к делам.
Делайте только важное
Один из ключевых принципов эффективного управления временем – уметь распределять все дела на категории по срочности и важности.
Наведите порядок
Атмосфера влияет на рабочую эффективность больше, чем мы можем представить. Чтобы создать нужные условия, стоит:
- Убрать на столе. Особенно если клавиатура давно затерялась под кипой бумаг и оберток от шоколадок. Хаос на столе порождает хаос в мыслях.
- Хотя бы поверхностно убрать в помещении. Конечно, не время пылесосить, когда шеф дышит в затылок в ожидании обещанной сделки. Но убрать под столом завал пластиковых кофейных стаканчиков и засохший три года назад цветок вполне уместно.
- Проветрить помещение – свежий воздух способствует продуктивному мышлению.
Как увеличить скорость мышления: практические рекомендации Составляйте план
Если человек четко планирует дела на день, неделю, год, жизнь – сфокусироваться на каждой из запланированных задач легче, чем на несформулированном потоке из обрывков мыслей и смутных желаний.
И, конечно, необходимы дедлайны – если их не поставил заказчик или босс, нужно сделать это самому.
Держите в фокусе цель
Сконцентрироваться намного проще, если есть правильная мотивация для работы.
Разница только в дистанциях: она может быть как короткой, так и длительным марафоном.
Мотивация на работу может быть разной:
- Привлекательное денежное вознаграждение – и все то, что оно позволит улучшить в жизни самого человека и его близких. Думая о том, что быстро и качественно сдав заказ, можно будет купить себе новые колонки (шубу жене, ролики сыну, семейную путевку на море), легче держать себя в тонусе.
- Социальная польза от выполненной работы – если наши усилия помогают обществу или отдельным людям.
- Перспективы – когда в случае успеха обещан карьерный рост, повышение зарплаты, интересная поездка.
Как стать целеустремленным человеком Думайте о последствиях в случае невыполнения
Иногда лучшая мотивация работать – представить, что будет, если задача не будет выполнена в срок. Если это увольнение, штраф, выговор – в большинстве случаев мысль о них помогает прояснить рассудок и ускорить рабочий процесс.
Оцените реальный масштаб безделья
Порой, задумываясь, как настроиться на работу, мы даже не подозреваем, как много времени тратим на пустяки. Кажется, что на социальные сети, любимые сайты, звонки не по делу уходят считанные минуты. Но в течение дня они могут складываться в часы, а подтягивать хвосты приходится по ночам и выходным, жалуясь на бессовестное начальство, не умеющее адекватно распределять загрузку.
Используйте приемы тайм-менеджмента
Среди практик управления временем для тех, кто никак не может настроить себя на работу, есть очень эффективные и простые инструменты:
-
«Швейцарский сыр».
Масштабная задача, к которой даже не знаешь, как подступиться, представляется в образе большого куска сыра, и дела выполняются по чуть-чуть, с разных сторон, в произвольном порядке, меняя приоритеты, чередуя приятные и не очень процессы. Словно мышь проедает в любимом лакомстве небольшие отверстия, и он постепенно уменьшается, а затем и вовсе съедается. Таким образом фронт работ становится все меньше, пока цель не достигается.
-
«Съесть слона».
Когда большой проект разбивается на небольшие задачи, которые последовательно выполняются. Из небольших шагов состоит длинный путь – пункты из списка дел вычеркиваются, проект завершается.
-
«Съесть лягушку».
Когда самые неприятные дела (скажем, звонок не очень сговорчивому клиенту) выполняются с самого утра – и весь оставшийся день не тяготят человека неприятным ожиданием.
Научитесь делегировать
Возможно, сосредоточиться на работе не получается потому, что задач чересчур много, и мелкие проблемы не дают возможности как следует обдумать крупные, стратегически важные. Если это объективно так, виной тому может быть не только неумение начальника оценить степень загрузки, но и неспособность человека разделять ответственность, стремление сделать все самому. Особенно неверен такой подход, если речь идет о руководящей должности.
- Научить, показать пример.
- Сделать вместе.
- Позволить сделать самому и проконтролировать исполнение.
- Если все хорошо – предоставить свободу действий.
Делайте паузы
Они необходимы для эффективной работы.
Во время пауз очень важно не чувствовать себя виноватым, не думать о работе, не рваться поскорее вернуться за рабочий стол.
Отдых – условие, необходимое для высокой производительности. Позвольте себе в эти короткие минуты сконцентрироваться на ничегонеделании.
Выберите правильное время
Например, если вы типичный «жаворонок», то максимально собранным, скорее всего, чувствуете себя с утра. А «совы», наоборот, до обеда спят с открытыми глазами.
Возможно, пора что-то изменить
Даже тем, кто обожает свою работу, бывает непросто и приступить к ней, и довести до конца. Устать можно даже от того, что любишь. Но все-таки, занимаясь своим делом, большую часть времени люди работают в т.н. состоянии потока – когда увлекаешься настолько, что все вокруг отходит на второй план, и о необходимости пообедать вспоминаешь тогда, когда из офисной столовой начинает доноситься запах еды. Если человек только и делает, что думает, как бы работать поменьше, может быть, есть смысл поменять занятие. На то, где не будешь чувствовать себя непрошеным гостем.
Как избавиться от синдрома эмоционального выгорания Заключение
Бороться с отвлекающими факторами во время работы бывает трудно. Но это вполне реально. Камень преткновения, как обычно, – мотивация в работе, самодисциплина и несколько простых, но эффективных приемов.
