Прежде чем приступить к пошаговому составлению гарантийного письма, давайте ответим на два ключевых вопроса:
- Что это за письмо?
- В каких случаях его составляют?
Составляется такого рода документ при совершении сделки, при принятии на работу, при подаче документов в миграционную службу и т.д.
Если говорить простыми словами, то это долговая расписка, обещание или гарантия того, что отправитель исполнит свои обещания, связанные с интересами получателя. Этот документ проходит через канцелярию, где учитывается вся официальная деловая переписка.
Бывает и так, что слово «гарантия» не используется в документе, но в целом по переписке явно видно, что она именно такого рода. Требоваться может все что угодно: сроки отгрузки, время поставки, оплата.
Иногда, такое письмо требует одна из сторон деловых отношений, если она не уверена в партнере. Оно может прилагаться к основному договору в виде дополнительного документа. В основном это письмо подтверждает факт оплаты.
Помните! Письмо такого рода – это часть деловой переписки и ни в коем случае не допускается применение жаргона, слов и фраз, не относящихся напрямую к делу. Ваше письмо должно уместиться на одном листе формата А4.
Реквизиты
Справа в верхнем углу необходимо указывать Ф.И.О. и должность получателя. В противоположном углу ставиться дата и номер исходящего письма.
Основная часть
Здесь отправитель должен кратко и ясно изъяснить суть письма. Эта часть может начинаться со слов: “Прошу вас…….”, “Оплату гарантируем”, “Настоящим (данным) документом гарантирую…..”. Далее необходимо указать то, что именно вы гарантируете. Или же слово «гарантирую» может быть заменено словом «подтверждаю». От этого суть письма не поменяется.
Если тема данного письма поставка товара, и вы гарантируете оплату, то вам необходимо указать № и от какого числа заявка, о которой идет речь. Затем обязательно необходимо указать № расчетного счета, с которого вы обязуетесь произвести оплату, полное наименование и адрес банка, где открыт счет. И самое главное – не забудьте указать сроки оплаты, дата пишется прописью.
Далее следуют штрафные санкции, которые будут применены в случае нарушения обязательств, взятых на себя отправителем письма.
Заключение
В этой части указывается Ф.И.О. руководителя организации, которая берет на себя обязательства и его подпись, а так же Ф.И.О. главного бухгалтера и его подпись.
Советы
- Составлять такое письмо следует на простом и понятном языке, простыми словами, чтобы потом не возникло недопонимания из-за двоякого значения фраз.
- Если вы часто пишите такого рода письма, то вам необходимо сделать для себя шаблон и затем постоянно пользоваться им, чтобы каждый раз не набирать его снова.
- Вы можете писать гарантийное письмо подробнее, чем в нашем примере. Но не забывайте, что весь документ должен уместиться на одном листе.
- Не забывайте указывать свой расчетный счет.
- Если получатель требует приложения дополнительных документов к письму, то вам необходимо это сделать.
Доставка
Если ситуация требует быстрой доставки письма, то вы можете отправить факс или же отсканированный оригинал со всеми подписями по электронной почте. И получатель будет использовать копию, пока по почте не получит оригинал документа.
Грамотно составленное письмо и своевременное выполнение взятых на себя обязательств создаст вам хорошую репутацию. Ваши деловые партнеру будут сотрудничать с вами на долгосрочной основе.
Заключение
Самое главное при написании гарантийного письма – это убедительность! Правильно изложенная суть дела это половина успеха.
К сожалению, гарантийное письмо не является сто процентной гарантией выполнения всех обязательств. И служит обычной распиской.
