Как написать письмо-просьбу, чтобы получатель не отказал

Образец такого документа может понадобиться как частному предпринимателю, так и крупной организации. Например, когда есть дефицит ресурсов и нужно привлечь их со стороны. Или возникла идея реализации перспективного проекта, для которого необходимы инвестиции. А возможно, сложились непредвиденные обстоятельства, которые требуют дополнительных финансовых вложений или консультаций… Не важно, для каких целей, но от того, насколько грамотно оно оформлено,зависит будет ли ответ получателя положительным.

Совет
1

Стандартная структура

Обращение за помощью – не тот случай, когда можно давать волю фантазии и творчеству, используя свободную форму обращения.

  • Оптимально соблюдать официально-деловой тон. Уместны вежливые слова («спасибо», «пожалуйста», «разрешите»).
  • Текст должен быть логичным и структурированным.

jENnjX0

Можно использовать как электронную, так и бумажную форму.

  • Лучше составлять на фирменном бланке, с указанием реквизитов и логотипа компании – это выглядит презентабельно.
  • Начинать следует с обращения к адресату. Оптимально, если оно персональное, указан конкретный человек. В деловой переписке предпочтительны имя-отчество или формат «господин Петров». Не помешает и слово «уважаемый» в начале. Если адресовано не одной персоне, а коллективу, обращение все равно нужно максимально персонализировать – например, «уважаемые партнеры».
  • Если можно подобрать подходящий случаю ненавязчивый комплимент, уместно использовать и его. Например, отметить, что для вас ценно мнение адресата как эксперта в своей отрасли и его помощь, или вы благодарны за поддержку, оказанную в прошлом. Только очень важно не скатиться на некрасивую лесть – это вряд ли повысит шансы на положительный ответ.
  • Затем следует суть просьбы – каким правилам должна соответствовать основная часть, мы подробно расскажем далее.
  • Завершать необходимо указанием даты и подписи уполномоченного лица.
Совет
2

Максимум конкретики

Деньги любят точность. И люди, которые их зарабатывают и в перспективе могут помочь финансово вашему проекту, – тоже. Идеальный пример содержит максимальное количество проверенных данных, точных показателей.

6QZF1nN

Оперируйте цифрами, процентами, количеством, сроками.

Это свидетельствует о серьезном подходе к делу, внушает доверие и делает задачу более материальной, измеримой, позволяет понять, что именно требуется и насколько возможно выполнить просьбу.

Кто поделится деньгами или другими ресурсами, прочтя запрос о финансовой помощи в крупном размере, кредите на длительный срок, перспективе раздела высоких процентов от прибыли через пару лет? Разве что юморист или филантроп. В бизнесе таких не слишком много. А вот если указаны точные суммы и сроки, ожидания ясны, позитивный ответ более вероятен.

Совет
3

Веские аргументы

Чтобы заслужить доверие и получить помощь, нужно обосновать необходимость в ней.

Для этого понадобятся убедительные аргументы. Искать и составлять их необходимо, опираясь на стандартные правила аргументации, среди которых:

  • Однозначность – тезис должен быть таким, чтобы его смысл был понятен, исключается двусмысленность;
  • четкость и ясность;
  • истинность.
Совет
4

Ничего лишнего

Включать следует только те факты и обстоятельства, которые относятся к делу. Не нужны лишние детали, лирические отступления, душевные, даже очень трогательные переживания. Это заставляет человека тратить время понапрасну, и уменьшает шансы на то, что, например, вожделенная сумма все-таки будет переведена на счет.

rXaWUsn

Совет
5

Разговор на одном языке

Составляя обращение, важно использовать лексику, которая понятна и привычна не составителю, а тому, кто его прочтет.

Например, если за помощью к банку обращается рекламное агентство, не нужно оперировать сленгом и профессиональными терминами, которые не ясны представителям банковской сферы. Лучше подбирать слова, привычные в финансовом секторе – это существенно увеличивает вероятность взаимопонимания, а значит и успеха.

Совет
6

Честность – лучшая уловка

Описывая сложившуюся ситуацию, из-за которой требуется помощь, лучше, опираться на искренность и реальные факты, не преуменьшать, но и не преувеличивать серьезность ситуации. Если не по морально-этическим соображениям, то хотя бы потому, что все изложенное в письме обычно легко проверить. Деловой мир тоже очень тесен.

Совет
7

Взаимная выгода

В деловой сфере за «просто так» или за «красивые глаза» деньги даются редко.

m4cQuId

Обычно, помогая кому-то финансово, да и нематериально тоже, инвестор рассчитывает получить что-то взамен.

Если это не денежный долг, который вернется через некоторое время с процентами, или доля в бизнесе, нужно указать другие выгоды. Это может быть что угодно – например:

  • Скидки на продукцию;
  • консультативная поддержка;
  • бесплатные услуги;
  • статус спонсора;
  • вклад в имидж социально ответственной компании и пр.
Совет
8

Грамотность

В любом важном документе ключевое значение имеет его содержание. Но нельзя забывать и о форме. Множество грамматических ошибок портит эффект. Для проверки орфографии и пунктуации существует множество онлайн-сервисов.

Совет
9

Надежда на продолжение разговора

Желательно дать получателю понимание того, что проситель надеется на продолжение общения уже лично и готов организовать встречу для обсуждения деталей.

97jhWfy

Совет
10

Пример

Учитывая изложенное выше, текст может быть примерно следующим.

Уважаемый Николай Николаевич!

Сеть фитнес-центров «Здоровое тело», владельцем которой Вы являетесь, уже много лет занимает лидерские позиции в спортивно-оздоровительном секторе нашего города. В связи с этим, планируя новый проект, наше издательство приняло решение обратиться именно к Вам.

Наша редакция разрабатывает новый журнал, первый номер которого увидит свет в сентябре 2016 года. Цель данного издания – популяризация здорового образа жизни среди различных возрастных категорий населения города. Необходимый для реализации проекта бюджет сформирован на 80%. Чтобы восполнить недостающие 20%, обращаемся к вам с предложением выступить в роли спонсора данного проекта.

А именно – выделить бюджет в размере 1 тысячи долларов, который позволит издательству покрыть расходы на услуги типографии для печати первого тиража в 1000 экземпляров.

В свою очередь издательство предлагает возможность бесплатно разместить рекламу Ваших фитнес-центров на обложке журнала – отметим, что такой вид рекламы считается высокоэффективным.

Искренне благодарим за внимание и надеемся на возможность обсудить детали данного предложения при личной встрече. Связаться с нами можно по телефонам 111-11-11.

С уважением, коллектив издательства «Здоровый дух».

Заключение

Заключение

Деловое письмо-просьба – эффективный инструмент привлечения нужных ресурсов. Но сработать оно может лишь в случае, если составить его грамотно и вдумчиво. Просьба должна быть аргументированной, личной, конкретной, подразумевать взаимную выгоду, описывать реальное положение вещей. Эти простые правила существенно увеличивают шансы на успех.

Не менее важен и позитивный настрой, поскольку заранее готовясь к провалу мы практически проигрываем, даже не попытавшись победить.


Видео к материалу



Если вы увидели ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась инструкция?

8 Да Нет 0